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【課後心得】流程設計與跨部門溝通 / 認真工作就會有好產出?你可能放錯重點了

【課後心得】流程設計與跨部門溝通 / 認真工作就會有好產出?你可能放錯重點了

相見恨晚啊。如果我早點參加,就不用一直想用個人做事能力來讓流程結果變更好了,因為問題不是出在個人,而是出在流程啊。

文 / Up Chen

如果我早點上課,我應該已經加薪很多次了。這堂課居然能透過玩樂高小火車,學會如何設計好流程,讓最強的隊友有最強的產出,還能重新體驗到團隊眾志成城的成就感,還有小時候沒有完到樂高的遺憾

報名動機:為什麼溝通這麼累,我哪裡可以做更好?

我相信同事也不想要搞我,可是為什麼我做起來這麼累呢?

身為軟體工程師,接到一些製作需求是很正常的。可是最近常常覺得,為什麼我越來越像 PM 了!?接到需求後,我需要問的問題通常是「你為什麼要做這個?」「你的主管審核過了嗎?」「你想要的系統流程是怎麼樣的?」這些和實際技術不相關的問題,常常我需要和同事一起弄清楚。我是工程師啊啊啊,我怎麼會知道怎麼樣對使用者比較好呢~

一定是我給的指示不夠明確,所以我就列了一份 SOP,說找我前需要先填滿資料(天啊這是我最討厭的公務體系在做的事情)。同事們人很好,會先嘗試填,結果答案也和我預想的不一樣。結果還是要跟原本流程一樣,跳下去協助釐清;結果我也很累,同事也很挫折。

我想,這一定有套方法,可以讓我們彼此都輕鬆很多。所以我才找上了大人學的這堂課 – 流程設計與跨部門溝通。
 

流程並不是寫SOP,而是考量全局後設計一個大家能「更有效做事的方法」。── 大人學 流程設計與跨部門溝通
 

我想透過這堂課,找出和同事協做的最佳流程;讓同事能輕鬆的準備資料,我也能專注於製作。把時間花在刀口上,而不是去探索如何給出過關的文件。

【流程設計與跨部門溝通】在教什麼?

課程宣傳上面是這麼說的:「如何設計流程,讓工作分工容易、訊息傳遞容易、工作介面簡單、產出傳遞容易、調度容易、協調容易、資訊接露容易、進度追蹤容易。更重要的,你如何去稽核一段流程 – 了解哪裡有瓶頸,如何提升與改善。

我看到分工容易、訊息傳遞容易、產出傳遞容易!我好需要,再加上其他的各種協調容易、訊息揭露容易,我就報名了哈哈哈。

課程流程相當好玩,好像幼稚園以後就沒上過可以玩玩具的課程了。這是一堂玩樂高的課,你需要做的事情是:把樂高裝成固定數量的飛機和坦克,送到前線去!這聽起來好簡單,不就是裝玩具嗎?

喔當然不是,過程中需要會分成擁有原料的工廠、有固定的軌道和能裝載的小火車,還有最終飛機和坦克需要放置到前線。而這堂課有 22 個人!兩個小孩子玩玩具都能吵成一團了;22 個人,光是誰要在工廠誰要站前線就能討論個五分鐘了很可怕。

而這堂課就是在這種情況下開始了,有 50 分鐘的討論時間、20 分鐘實際運作;依照最後生產出來的坦克和飛機數量來判斷有沒有完成目標。想當然,早上的挑戰是失敗的。不然講師 Joe 不就沒戲唱了!在第一次挑戰失敗後,Joe 點出了幾個設計流程特別需要注意的地方:設計介面、降低認知等。

這堂課有趣的地方,是從中午開始的。即使嘴裡有飯,也是陸續討論起早上各單位遇到的問題,究竟能怎麼改善!那是一個很久沒出現過奇妙的感覺,整個團隊的人一心一意往目標前進,沒有薪水小偷、沒有打混摸魚、沒有針對個人,大家就是討論流程怎麼改善,如何才能做出更多的坦克和飛機。

下午再執行一次,50 分鐘的討論明顯變得很有方向,20 分鐘的實際運作。我們做出了達標的飛機和坦克,連最困難的加分題飛機都裝出了不少!這時候才深深感覺到,欸~流程設計真的有用耶,同樣的人,修改幾個小地方,過了幾個小時,成效居然差了一倍。這根本妖術啊!
 

「管理的重點在建構一個好系統,讓人的長處得以發揮,短處得以包容。」── 彼得杜拉克 PETER F. DRUCKER
 

我從火車課學到最重要的三件事情

講師 Joe 課堂上會介紹完整的流程設計以及 PDCA 循環,是非常完整的思考框架。挑出我印象最深刻,對目前的我最重要的三件事情分享:

1. 設計流程時,最重要的是定義介面

流程設計最重要的地方就是定義介面;簡單的說就是大家先講好要把什麼東西交接到下一個階段。以 MOS 漢堡來說,各個階段的交接物品如下:

- 我到櫃臺,將我要的餐點用說話方式告訴店員

- 店員會將餐點總費用以說話方式告訴我

- 我利用現金或是信用卡付款給店員

- 店員將發票以及內用號碼卡交給我

- 等餐點做好之後,店員會主動找到我的位置

- 店員會將食物交給我,並且收走號碼牌

當大家都清楚每個流程階段需要交出什麼、拿到什麼,流程就會很順利。例如就不會再點餐完畢時大聲質問店員為什麼沒有馬上把漢堡給我;而是會乖乖拿著號碼排去座位上面等。

大家都有共識該如何清楚的交接工作,流程就能順暢進行。

這個和寫程式其實很像,當工程師時,最怕的就是修改別人的程式碼;其中最討厭的就是函示都沒有寫註解,看不懂函示目的、吃什麼參數、會回傳什麼。變成需要自己一行一行看原始碼,來推敲究竟該給什麼參數才能正常運作。但只要註解有明白的定義參數格式以及回傳格式,就能明白如何將工作交接給這個函示;也不需要詳細弄懂全部程式碼了(所以下次懶得寫註解,至少要寫輸入和輸出格式啊)!

2. 改善時,如何不增加資源就改善瓶頸

流程一定會有瓶頸,例如做很慢的環節、卡住所有工作的環節,工作特別多的環節(怎麼好像是說我,希望我在公司不是瓶頸啊啊啊)。

想要解決流程,最直覺的想法是從瓶頸本身著手,例如投入更多的人力、設備,或是技能提升等;但往往也是最花時間和資源的。但這堂火車課給了一個以前沒想過但很棒的方向:由流程設計著手來改善瓶頸。

主要有兩項具體的做法:

- 前端分攤工作:讓更多的工作在前一階段就被完成。以 MOS 的例子就是手機點餐或自助點餐,當我們在排隊時,如果能用手機先點好餐;那在櫃臺就只需要付款,少了點餐和確認餐點的時間,這階段工作量就能大幅下降,提昇效率。已工程師來說,交付需求時,先把圖片、文字都準備好再開始製作,就能省掉工程師再去要檔案的時間。

- 前端提升品質:在交接時,給出更好品質的交接物。繼續用 MOS 的例子,你有沒有遇過那種一直吃,吃到點餐超熟練的人?他們點餐是這樣的「你好我要內用一套海洋珍珠堡,搭配薯條套餐,飲料紅茶去冰。我有發票載具、用信用卡結帳。」這就是前端提升品質啊!以工程師來說,就是拿到規格超清晰的需求書,做起來又快又開心,可以省下超多來回溝通的時間。
 

「掌握流程,就是掌握經營之道。」

3. 檢查時,不找罪人、聚焦流程

這是我玩樂高最大的收穫!我一直以為,只要聚集夠好的伙伴,事情一定能成!

會上大人學的伙伴絕對都是職場中的神隊友,然後我們 22 個人竟然無法在第一次就裝出小小的幾台樂高坦克和飛機!如果是在職場中,一定會不自覺的想到是誰沒有接棒好,誰可以做得更好。

可是在神隊友面前,才發覺有個更高層的元素控制著最後的成果 — 流程。在第二次時,其實只更改了幾個小地方,例如大家講好火車的方向、運送的積木要不要組裝、先運送什麼元件(當然還有練習裝飛機);就讓時間大約在一半時就達到過關條件,可以挑戰加分題了。

反思到職場,常常會抱怨遇到豬隊友、爛主管,這說不定都是流程的問題;例如沒有溝通清楚彼此該負責的範圍,該如何回報進度或是預期的成果等。只要聚焦於流程,溝通清楚,流程對了,一切就都順暢了,跟人無關的。
 

「營運效率以及溝通順暢,都仰賴於事先講好的遊戲規則。」
 

上完課程以後的改變 / 可以立刻套用到工作上的事項

上這堂課的原始動機,就是希望讓自己和同事的協作可以更輕鬆。上完這堂課我覺得有了非常明確的方向:

問題不在於我或同事的個人能力,而在於我們交接的內容沒有事先被定義好。我可以將需要的東西做成檢查表以及範例交給同事,這樣同事也容易準備。

以前嘗試過一兩次檢查表方式,最後也沒省到時間我就放棄了。現在了解原因是我沒有吸取每次的經驗,將檢查表內容整理得更完善。正確的應該是每次執行完,都要更新這份文件,讓內容更清楚,流程更順暢。

不用懷疑自己的能力,將重心放在流程上。在沒上課之前,我總想著一定是我能力不夠、溝通不好,所以東西才卡在這,一直想著我哪裡可以加強的(對我是 self-criticism 自我批評人格);上完這堂課解放我的自我批評,原來是流程的錯不是我的錯啊~那只要把重心放在流程改善就好了。
 

「流程設計不是天馬行空,而是仰賴反覆實踐與修正。」── 大人學 流程設計與跨部門溝通
 

課後心得:偉大真理往往都是非常簡單的

課堂上教到的流程設計、PDCA,其實都不是第一次看到;但這是我第一次有這麼深刻的體會。體會到:

就算是一群神隊友,配上一個豬流程,那效果也不會好到哪裡去。

快速執行,快速檢討,加快 PDCA 流程,能讓成果快速提升。講半天不如做一次 PDCA。

和一群目標相同,配合愉快的團隊,最終達成目標超級有成就感的!

實際經歷過,才有確實的吸收。短短一天的課程(有一半時間都在玩樂高),勝過讀好多本管理書。難怪大家都說讀萬卷書不如行萬里路。可能還要加上,不如來玩一下樂高火車課吧。親身體驗流程帶來的驚人改變~

「組織的目的在於讓平凡的人做不平凡的事。」── 彼得杜拉克 PETER F. DRUCKER
 

大人學火車課,好玩又有深刻體會。有時候需要的不是更強的個人,而是更好的流程。
 

推薦【流程設計與跨部門溝通】這堂課嗎?適合誰?

我在上課前,觀望了大約半年。中間也是查了很多人的心得分享,看到廣受好評才參加的。參加完的心得是:相見恨晚啊。如果我早點參加,就不用一直想用個人做事能力來讓流程結果變更好了,因為問題不是出在個人,而是出在流程啊。

這堂課適合的人:

- 常常覺得是自己能力不夠,所以無法給出好成果的人。例如每次做完功能都不合 PM 心意的苦命工程師。

- 常常覺得工程師做的都和自己想的不一樣的人。例如 PM 開完規格,可是工程師做出完全不一樣功能的苦命 PM。

- 常常覺得別部門都在搞自己,每次看到需求都大喊 WTF 的人。

如果你還在觀望,那就趕快報名吧。火車玩具是限量的,一班就 22 人,所以很難搶位置。而且最近疫情又一直延期,現在報名可能上課都三個月後了;你怎麼知道你不會在三個月內就變成小主管呢?還是趕快報名吧哈哈哈。

 

本文轉貼自:出走工程師 UP原文連結

感謝Up Chen授權刊登,本文為學員上完102流程設計與跨部門溝通(7PDU)的真實心得

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