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【課後心得】流程設計與跨部門溝通 / 專注在當下的問題,並提出「直接」的對策

【課後心得】流程設計與跨部門溝通 / 專注在當下的問題,並提出「直接」的對策

像我一樣在工作中會大量與人協作或溝通,或是有志想要朝管理階層發展的人,都很推薦來上這堂課!

作者 / 莊仁和

終於等到了期待已久的大人學火車課!好幾次在社團裡看到大家分享都心癢癢,好不容易看到有開課立刻手刀報名!一整天滿滿的討論不間斷,也感謝全班20人沉穩且和平的溝通,連Bryan老師都讚賞我們這一梯呢~​

課程中最大的收穫​

我是一位獨立財務顧問,日常的工作除了需要大量地跟客戶溝通之外,也需要跟實際撰寫報告書的規劃部門溝通,最後協助客戶投保保險與基金下單也需要跟行政部門溝通,很常會有資訊傳遞錯誤或是誤解訊息的狀況發生,因此想透過這個課程學習如何設計一個有效的系統流程解決這些問題。​

課程中最大的學習​

​在流程優化的過程中,有個步驟是要針對個別問題制定解決的對策,而我所在的組別辨識出來的問題是「缺原料」,但我們討論了問題發生的前因後果之後,發現是缺了一個「總指揮」的角色可以快速調整運輸方案,所以我們發表時的解決對策是「設立一位總指揮」。​

​但這時Bryan提醒我們,制定對策時不要一次跨太多層級,先針對個別問題提出最直接的對策就好,例如「缺原料」的直接策略就是「加快原料運輸」,而不是像我提出的「設立一位總指揮」,因為如果對策與要解決的問題如果隔太遠可能會發生​:

​1. 會讓團隊成員無法理解對策跟問題的關聯性​

2. 可能會讓原本的問題只獲得部份解決​

3. 因為變動一次改變太大,產生了新的問題​​

這也讓我聯想到Joe的「銷售專業服務的系統化做法」課程第4集,專業工作者很常忽略了客戶其實要的其實是實務解(夠解決問題就好),而不是完美解(充分展現專業能力)。​

因此未來在工作會需要更常提醒自己,不要一次跨太多步驟,或是追求完美解決所有問題,而是專注在當下的問題並提出直接的對策,並且有耐心地講解說明,讓身邊的同事能共充分理解修改流程的前因後果。​

推薦誰來上這門課?​

雖然課程一開始的時候,Bryan調查班上超過一半以上的學員都肩負管理職,也在課程中點出其實流程改善是中階甚至高階經理人的主要工作與價值所在,但我覺得如果像我一樣在工作中會大量與人協作或溝通,或是有志想要朝管理階層發展的人,都很推薦來上這堂課,建立流程設計的思維與優化溝通的系統化做法。​

 

感謝莊仁和授權刊登。本文為學員上完【102流程設計與跨部門溝通(7PDU)】的真實心得。

 
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