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P088年輕上班族必備的流程圖繪製與SOP撰寫技巧(7PDU)

P088年輕上班族必備的流程圖繪製與SOP撰寫技巧(7PDU)

掌握流程與SOP的製作能力,取得管理與幕僚舞台的入場券

監製的話

你好,我是本課程的監製Bryan。

這門課程的源起,是來自於幾位年輕上班族學員問我的問題:
「Bryan,我想要像你和Joe一樣成為管理顧問,扮演企業幕僚的角色,我該如何努力?」還有,
「我想要晉升管理職,但我沒有管理經驗,也沒有MBA學位,我該怎麼做?」
我的答案是:盡快掌握「流程」的能力!基層員工想要晉升到管理職、當幕僚或是顧問,這絕對是一條「快速電梯」。

我自己就是這樣做到的。

我20多歲當工程師時,就對管理工作很感興趣。當時公司正在進行國際級的大專案,每天有許多外國人在會議室進進出出,我非常想要加入他們,但只能困在自己的座位上,與電腦和數字為伍。有次主管問我:「我送你去學排程軟體好不好?」雖然不知道那是甚麼,但我欣然同意。後來才知道,那其實就是一套「繪製專案流程圖」的系統:學回來之後,我負責將整個工期超過兩年,內容超複雜的專案,轉換成將近15,000多個工作步驟,確保每個步驟有正確的順序與時間,同時要讓數百名成員都能看得懂,才能照著流程施做!

為了要讓這份超大流程圖順利產生,我必須閱讀海量的文件,參加大量的會議,因為我只是個沒經驗的菜鳥,不可能知道所有的工作流程,但大家知道這個大流程圖必須靠我來產出,所以都樂意分享各自的流程和SOP,交由我來進行彙整,有時候我也能幫他們抓出流程上的bug,提出優化的建議。

大概過了幾個星期,有天我赫然發現,自己成了這個大專案的核心人物。幾乎每個會議都有我,而且我是少數了解所有部門流程的人,更重要的是,藉由「流程圖整合」與「SOP文件撰寫」,我不但晉升管理小組的一員,還有幸直接與各部門主管共事。這對當時的我來說,無疑是取得了讓人羨慕的「管理入場券」,也快速建立起自己的「專業能見度」。

後來到了紐約擔任管理顧問,繪製流程圖與撰寫SOP成了我工作的日常。由於過往有了紥實的訓練,客戶與主管很容易就發現到我設計的流程清楚好用,SOP也讓大家很容易遵循,這為我後來的晉升之路埋下有利的伏筆。

我常聽到上班族抱怨,公司沒制度,流程毛病多,SOP超難用...但每當我反問他們:「你有沒有考慮過設計一套更好的流程或SOP呢?」多數人只是尷尬地搖搖頭,覺得這不是自己的工作。其實我很清楚,這些抱怨的朋友可能連公司現有的流程是甚麼,都無法說清楚,講明白,更遑論優化它們。其實非常可惜,如果他們自願擔任流程優化的推手,說不定也能取得珍貴的「管理入場券」與「專業能見度」呢!

我們常提醒大家,年輕上班族要想快速獲得專業認可,首要之務就是練就幾項【職場必殺技】。這裡所謂必殺技倒不是領導統御、經營決策這類高大上的能力,反倒是一些「很容易鍛鍊」,「有明確產出」的工作技能,像「流程圖繪製與SOP文件撰寫」就是一個!這項技能當年大大地幫助了我,希望今天也能助你一臂之力!

課後的具體效益

視覺化工作流程

你會掌握一套系統化的「觀察與分析技巧」,能將眼前複雜且混亂的工作流程,快速「沉澱與固化」成紙本上的流程圖說,作為後續流程優化的基礎。

跨層級溝通媒介

你將有能力針對不同層級的需求,製作出「不同顆粒度」的流程文件,讓客戶、高層、主管、或第一線的執行者都能獲得專屬的流程指引文件。

跨產業通用範本

你會得到一套完整的「流程圖與SOP文件通用範本」,課後馬上可以根據範本快速製作出專業的流程文件,這將大幅提升你的工作效率與專業優勢!

個人的專業資產

一位工作者若能將所有參與過的工作,正確整理成清晰的流程圖與SOP文件,這表示他已經完整擁有了產業的 Know-How,這項「專業資產」將為個人職涯帶來極大幫助。

誰該上這堂課

  • 對接觸商務流程有興趣的年輕上班族
  • 日後想擔任企業幕僚、營運人員、管理師的人
  • 負責流程優化與SOP撰寫的工作者
  • 想要提升經營管理基本功的人

以下情況不建議報名

本課程的重點在於:如何將既有的工作流程繪製成精確「流程圖說」,並據此撰寫「SOP文件」。課程目的在提升流程文件製作相關的「個人技巧」,因此較適合工作年資3年以下,或從未有任何管理經驗的工作者參加。若您已經具備一定的管理或經營經驗,或是想要為組織進行流程優化的朋友,我們會建議報名「102 流程精實與跨部門溝通」課程,可能更符合需要!

課程大綱

共計7小時,全程參加者可獲得結業證書,以及專案管理學會(PMI)認可之7個學習點數(PDU)
PDU Allocation(Technical:3|Leadership:2|Strategic:2)

課程序幕

  • 課程架構、目的說明
  • 流程圖與SOP文件用途說明
  • 流程分析手冊介紹

流程視覺化

  • 流程圖符號與常見錯誤
  • 流程圖繪製工具:關鍵字表單
  • 流程圖繪製五大原則
  • 讓流程圖更容易閱讀的方法

流程分析&設計

  • 流程分析切入點
  • 流程設計參考原則

如何撰寫SOP文件

  • SOP文件組成模組
  • 各模組撰寫方式解析與範例介紹
  • SOP文件check list

課程總結

運用流程思維提升職場價值

 

課程照片

學員回饋

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      「內容精彩、資訊豐富,課程互動有趣」

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      「真的是怕也能懂的一門課,Rex老師把看起來很複雜困難的東西用簡單的方式讓學員能理解」

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      「課程內容完整,且有系統」

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      「可用性高,在工作上與日常生活上都適用」

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FAQ

簡單來說,102 偏重「團隊管理」的技能,本課程則針對「個人專業」的培養。如果你在公司目前年資較淺,不涉及管理工作,但希望培養個人繪製流程圖以及撰寫SOP文件的能力,那這門課程很適合你。

但如果你已經是管理者,或者對於流程圖繪製、SOP文件製作已有經驗,且你在意的是「如何從無到有設計合宜的流程、或是想優化既有的團隊流程」,那我們會建議您報名「102 流程精實與跨部門溝通」。

若還是不知道怎麼選,我們會建議先從「102 流程精實與跨部門溝通」開始,完整理解流程的核心精神。若發現自己還需要文件撰寫的能力,那可再參加目前這一堂課。

沒有,任何產業包括公家機構、非營利組織的朋友都能獲得收穫。

因為流程與SOP本質上,就是組織的「溝通工具」,像是交響樂團的「樂譜」、建築團隊的「工程圖」、或是電影劇組的「劇本」一樣。有了清晰易讀的流程文件,大家才知道如何各司其職,如何相互協作。不僅如此,當原有流程發生問題時,流程文件就成了「沙盤推演」的工具,大家可以在上面協調討論,作為改善的基礎。

這門課程帶給大家的,是如何繪製與撰寫一份專業的流程文件,老師會分享製作這些文件的基本原則、框架、與技巧。這些知識可以適用於任何的領域和產業。

不需要軟體與電腦。目前繪製流程圖的主流工具是 Microsoft Visio,撰寫SOP則以 Microsoft Word 或其他類似文字編輯軟體。課堂中老師僅會進行軟體的示範,由於軟體操作本身相對簡單,課程的重點會放在個人分析與思維的訓練,不會帶到軟體的教學與操作。如果您的目的是學習電腦軟體,就需要尋找其他針對軟體操作的課程。

本活動主辦單位是大人學,由企管顧問Joe(張國洋)與Bryan(姚詩豪)共同創立。負責營運的公司為識博管理顧問(統編:28552691)。識博管理顧問主要業務除了舉辦各式公開課程與演講外,也提供企業培訓規劃與專案管理顧問諮詢服務。目前亦為美國專案管理協會(PMI)授權之全球教育機構(Global Education Provider),機構代號REP ID:3143。

ProjectUP(專案管理生活思維www.projectup.net)與大人學(www.darencademy.com)為旗下兩個內容平台,持續性地提供管理、經營、職場、兩性與人際關係等領域的優質知識。

我們在台北市區自有二間教室,自2007年來已經協助無數的企業或是個人提升管理或認知技能。
  

  

電子發票將於開課日後5個工作天內寄送至您報名時所留的email,請於報名時確認email正確無誤。發票中獎會另行通知。

沒問題的,請在報名時選擇三聯式發票即可。

若還有問題,歡迎透過本頁「聯絡客服」按鈕或是來信 info@ftpm.com.tw 與我們聯絡。亦可於上班時間 : 週一 ~ 週五 09:00 - 18:00 來電 02-2711-2720 #357 詢問陳小姐。

講師介紹

  • 馮炳勳 Rex Feng
    馮炳勳 Rex Feng

    本課程由 Rex 老師擔綱設計,Bryan 監製。Rex 老師擅長將複雜的工作流程,透過系統化的方式拆解呈現,並進行優化與再造。Rex 老師具備 10 年以上流程管理與企業幕僚實務經驗,包含曾任職雄獅旅行社企劃本部經理、專案辦公室主管,負責規劃集團專案管理制度、統籌企業流程再造專案;以及台新銀行流程專案發展部副理,並擔任 6 個事業處流程改造輔導顧問,協助發掘流程改善機會,是全行作業流程重塑專案核心成員。

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