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【課後心得】上班族的商務簡報術 / 一門學校不教,但職場上卻至關重要的學問!

【課後心得】上班族的商務簡報術 / 一門學校不教,但職場上卻至關重要的學問!

雖然上課時教的模板,任何形式都能套用,但絕對沒有一個形式就能滿足四種聽眾的「萬靈藥」,必須針對每次的議題以及每次的目標對內容進行調整,甚至在時間比重上的分配也要做出改變,才能完成一次成功的簡報。

作者 / 阿淮

 雖然這樣說可能不太謙虛,但我認為自己在出社會前算是蠻會上台講話的。

小時候我的夢想是當個相聲演員,因此我常在無聊的時候自言自語,比方繞口令或是相聲的經典段子。

國中的時候,因為常在聽相聲段子被公民老師提到,因此我整堂上課都超嗨,甚至滔滔不絕地向大家推薦裡面好笑的梗。

或許,這就是我人生中第一次簡報吧!

之後,公民老師在上課時總會留一段時間下來,而這段時間都是留給我上台表演,我還記得第一次上台,我的腳和嘴唇都在顫抖,但當我把那些在熟悉不過的橋段演出來,逗得全班哈哈大笑的時候,這樣的緊張感不見了,取而代之的是滿滿的成就感。

從此之後,我好像就沒有那麼怕上台了。

只是,我一直以來就是一個沒什麼自信的人,所以我從不覺得這件事有什麼了不起的。

直到上了大學…

大學英文課的期中報告,老師要求我們針對抽到的題目做一份介紹的報告,當時雖然我抽到的是我擅長的運動題材,但是老師的要求是要我們盡量用英文來做簡報,這對英文超爛的我而言是一項挑戰,當時的我還真的不知道該怎麼辦。

最後我決定把心一橫,用了一個非常取巧的方式,我在簡報裡面塞了非常多籃球的專業術語,然後用「假如我是NBA總管」的表現方式來呈現,這樣我可以在簡報的時候,先用中文解釋這些複雜的專業術語,然後再用表演的方式彌補我在口說方面的劣勢。

這其實是一個無計可施的我能想出的垂死掙扎,但是台下如雷的掌聲卻顛覆了我的想像,甚至連老師也對我的簡報給予高度的肯定,以至於跟我同天報告的同學還悄悄地向我抱怨:「喂!你第一個就講成這樣,你要我們後面怎麼講啊!」

從那天之後,我對於簡報就多了幾分自信。

我發現自己擅長表演且不害怕站上講台的特性,在簡報上其實是很吃香的,因為當時很多同學就是將PTT塞滿文字,上台後就是照本宣科,台下的聽眾不是睡覺就是玩手機,但我卻會在自己的簡報裡塞滿動畫,甚至每一頁都要求精簡,都讓我用口說的方式來講。

本來我以為這樣可以節省打字的時間,但想梗和找圖還有挑選適合的動畫卻佔掉我大量時間,甚至有好幾次下一個就換我報告,但我還在趕PTT。

於是,我選擇了一個更取巧的方式,那就是同組報告時,讓不想上台的組員負責做簡報,在上台前花一個半小時給我簡報並且跟我講流程,最後由我負責上台。

我不害怕上台嗎?其實我還是很害怕的,每次下了講台我的腳都會抖的不停,但我只要站上講台,我就想讓大家覺得這個講者跟讀稿機不一樣,他能夠迅速炒熱氣氛,讓台下哄堂大笑。

也因為這樣的方式,讓我在需要報告的課程中都取得不錯的成績。

只是,這樣的模式在出了社會後受到嚴峻的挑戰。

「你的台風確實很好,但我希望能在簡報裡看到更多的資訊。」
「你的聲音與表現都沒有問題,但是你希望透過這個簡報告訴我什麼。」

出了社會,簡報成為回報工作狀況的工具,但我依然還是用一貫的方式去上台報告,也許沒有那麼多表演、不會在簡報裡塞很多梗,但是仍肖想運用自己的台風去讓自己不需要花那麼多心思準備內容,只是這樣取巧的方式在職場只有慘遭洗臉的結果。

而後,雖然在資料收集上更加詳細,但是一份簡報需要花的時間也更多,雖然不再挨罵,但也沒有得到誇獎,頂多就算不過不失吧!

「跟你說,我上課的時候會很不一樣。」

這是最初認識Joy老師時,她令我印象最深刻的一句話。

對我來說,Joy老師是一個很好的前輩,她的臉上總是掛著笑容,也很常和大家聊天、開玩笑,當我知道她是一位教授商業英文與簡報的老師後,心中還是有點小詫異。這麼和善的一個人,上課時真的有辦法鎮住全場嗎?

今年終於有機會上到她的課,不禁讓我對她,甚至對自己本來「自以為」拿手的簡報有了新的一層理解,趁著記憶猶新,趕緊寫下來提醒自己,並且在裡面加了一些自己工作時的體悟。



1. 簡報是可以操弄人心的

我們總是以為簡報的題目是由老闆或主管定義,但是其實很多時候,他們要求簡報的目的,除了想看資料與數字之外,更想知道的是你的觀察與分析。

畢竟數據與資料,他們可以自己拉出檔案查閱,但是你在整理之後,你是如何看待這份資料,從中得出什麼樣的結論,才是他們想要知道的。

甚至更進一步來說,如果你的架構清楚,那麼你甚至可以主導整個決策的走向。或許的簡報不能決定What to think,卻能清楚地定義What to think about。

這也是我第一次感受到,短短幾頁的PTT,背後居然可以藏著這麼深的心機,但這並非壞事,同一個議題,每個人的視角會有不同的結論,而我們該如何透過簡報,讓自己或部門的利益最大化,這就是值得探究的問題了。

所以,了解自己簡報的「目的」,其實並沒有想像那麼簡單。

2. 把台下的聽眾當西瓜就不會緊張?那也要先給清楚對方西瓜的品種

簡報就是一個說服的過程,而說服一個很重要的原則,就是要釐清對方的需求。

曾經我聽過一個理論,就是上台要不緊張,可以把台下的聽眾想像成西瓜。

但是,如果不懂得他們真正想要的是什麼,只顧自顧自的講,或許在聽眾眼中,站在台上的講者,才是一顆大西瓜。

雖然我沒有把台下的聽眾當成西瓜,可是我也從來沒有從他們的需求進行深究,只是一口氣把自己想講的話直接丟給聽眾。

或許在大學時,可以用戲劇張力去吸引聽眾,但在職場,如果沒有先搞清楚對方要的是什麼,那隨之而來的,就是事倍功半的溝通。

老師將聽眾的類型分成四種,而這四種類型的人我在職涯中也都碰過,所以比起老師的分類,我自己在心中給了他們更符合自己想像的名字:

a. 快狠準

第一類的人喜歡你直接單刀直入,說話直接切入重點,在我剛進入職場的時候,這類人最常對我說的話是:「所以呢?你想要告訴我的重點什麼?」

面對這樣的人,簡報一定要精簡,直接一目了然地呈現效益與結果,全程快狠準最好是資訊、方法、成效(這塊一定要多加著墨)。

b. 魔球

這類人總會令我想到一部經典的電影《魔球》,因為他們在聽你簡報時,總會希望你用一些資料來輔佐你的論點,比方數據或是調查結果。

面對這類聽眾,簡報裡面一定要附上很多參考資料,但是絕對不要塞在簡報的流程裡面,這樣會讓報告的節奏變得瑣碎,自己當初對魔球聽眾的第一次報告就這樣被叮得滿頭包。

c. 貨比三家

這一類的聽眾在我的理解裡面比較像是喜歡比較,講好聽一點是謹慎小心,講不好聽一點就是比較優柔寡斷,對於這樣的聽眾,直接給出成效他會懷疑,只給出數據他會覺得生硬。

這一類的聽眾大多喜歡聽別人是怎麼做的,這一類也是我出社會後第一個稱讚我的聽眾,因為自己簡報時習慣輔以大量的故事,第一類聽眾覺得多餘,第二類聽眾覺得沒有佐證。

也因此,我發現自己在面對這類聽眾時最得心應手。

d. 藍鑽講師

這類聽眾喜歡聽比較理想性的東西,比起簡報中對現況的分析,他們更在意你對未來有多少願景,過去我總戲稱這類聽眾是藍鑽講師,因為他們就有點像是直銷的講師一般,希望你的簡報裡,是光明璀璨的未來。

但是,這類聽眾擔任領導也並沒有什麼不好,相反地,我認為企業中一定要有這一類的人,因為他們能在任何時候,給予企業正向積極的力量。

只是,和這一類人簡報,對於未來的願景與規劃就是必不可少的。

3. 簡報是一門有著基本樣板,卻變化無窮的功夫

以前我總是想著靠一份簡報打天下,往往就是換個名字,內容微調就想直接上陣,但是在上完課之後,我知道簡報的目的就要達成說服的目標,也因為要釐清聽眾的需求,簡報的樣式就一定得做出調整。

雖然上課時教的模板,任何形式都能套用,但絕對沒有一個形式就能滿足四種聽眾的「萬靈藥」,必須針對每次的議題以及每次的目標對內容進行調整,甚至在時間比重上的分配也要做出改變,才能完成一次成功的簡報。

過去,我總以為一個好的職場簡報,要像賈伯斯在蘋果的產品發表會上那樣震撼人心。但是上完課後,我發現真正的職場簡報其實非常平淡無奇,但是在結構與內容上卻能讓人無可挑剔,也開始能夠理解為什麼自己的老闆會認為簡報是他認為職場新鮮人最值得投資的技能。

簡報,真的是一門學校不教,但職場上卻至關重要的學問。


本文轉貼自:阿淮的隨看隨想 (原文標題:關於簡報-310上班族的商務簡報術/課後心得

感謝阿淮授權刊登(本文為學員上完【310上班族的商務簡報術】的真實心得)

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