103打造小型團隊適用的協作機制(7PDU)

課程
103打造小型團隊適用的協作機制(7PDU)

透過雲端工具建立簡潔實用的任務/時間管理系統,讓「團隊協作」從痛點成為亮點!

實際效益

掌握團隊協作的管理架構與溝通重點

頭腦裡的觀念清楚了,才能有效發揮工具的效能!因此本課程一開始,老師會先用一個有趣的演練,在「不插電」的狀況下讓同學掌握團隊協作的基本元素以及彼此間的關係,先掌握管理邏輯再來學習系統操作。

模擬從無到有建立一套團隊協作系統

課堂當中你將與同組同學扮演組成團隊,接獲老師分派的個案後,共同利用Bitrix24平台建立一套團隊協作系統。老師接著會將下達各種管理狀況,團隊必須即時用系統回應需求,模擬真實的職場情境!

回到職場就能無縫接軌並且立即套用

本課程是以「立即套用」做為教學目標。不談深奧抽象的管理理論,專注在實作。課堂中選用的Bitrix24是雲端系統,不需安裝設定,而且12人以下團隊完全免費,並包含手機APP,實用性一流!

課程簡介

人類的文明一直以來都極度倚靠「團隊協作」:一個人又小又弱,一群人卻能登上月球,調查土星,探索黑洞。你知道嗎?這世上竟沒有「一個人」具備建造波音747的完整知識,我們卻能靠著大客機移動到地球的任一角落,這全都仰賴「團隊協作」!

行雲流水、默契十足的團隊,是技術與藝術的雙重展現:NBA場上一個巧妙的跑位、單擋,助攻⋯總是讓球迷如癡如醉。電影「不可能的任務」中幹員完美的佈局、掩護、支援⋯總讓觀眾大呼過癮。若有機會能跟頂尖團隊共事,不但個人成長飛快,也能獲得爆棚的成就感!

然而,夢想很性感,現實卻很骨感,真實職場中,我們不敢奢求「神隊友」的助攻,往往只祈求「豬隊友」這次讓我們早點下班!難道只能靠網羅神隊友,趕走豬隊友,才能打造一流團隊嗎?

其實不然,正所謂:

二流的團隊靠明星,一流的團隊靠領導,頂尖的團隊靠「系統」!

大多數運作不良的團隊,都有個共同點,就是耗費大量時間在「無效的溝通」。以開會為例,難得大家聚在一起,原本應該把討論集中在創新創意、凝聚共識,還有解決問題,但卻往往陷入以下這些低價值的對話:

  • 某某任務是誰負責的?為什麼都沒人提出報告?
  • 某某專案目前進度如何?為什麼落後?是那個任務造成的?
  • 為什麼某某任務沒人負責?前一手是誰?為什麼沒有交接?
  • 下週最重要的工作是哪些?Deadline為何?能否如期達標?
  • 團隊成員都在忙些什麼?那些很急?那些不急?誰可以提供支援?

上述都屬於團隊協作中非常「基本」的訊息需求,就像汽車的速度表、油表一樣,是駕駛(團隊領導者)必要的資訊,如果無法即時、方便地取得這些資訊,等於開著一輛沒有儀表板的車,難免會提心吊膽,四處分心,而無法專注在前方的路況,這也正是許多團隊領導者的困境!

這門課程的主要目的,是協助團隊領導者運用Bitrix24這套雲端的協作平台,為自己的團隊建立一套團隊溝通系統,用CP值最高的方式消滅低價值的溝通,讓團隊把心力集中在創造性的思考與行動上,藉由「系統」的幫助,打造出頂尖的團隊!

這門課程不只是單純的軟體操作,更會為學員建構「團隊管理」的思維框架:從業務類別、專案、產出、里程碑、任務、重要性、負責人、資源、儀表板、進度報告等。當這些構成團隊管理系統的元素都能理解,同時也釐清了它們彼此間的關係後,軟體的操作自然就輕而易舉。這類團隊系統的架構都非常類似,思維框架清楚了,就算公司將來採用別的軟體,你也絕對能快速上手,游刃有餘!

誰該來上這堂課?

  • 各領域的團隊領導者,包含中高階主管,專案經理、產品經理、技術經理、業務經理等。
  • 有志晉升管理職位的專業工作者。
  • 覺得團隊溝通混亂,欠缺做事規則,想要改善的人。
  • 想為公司/團隊建立任務管理系統的資訊人員或管理者。
  • 從事管理顧問,主管幕僚,或即將晉升管理者的人。

課程大綱

本課程為期一天,授課時數7小時,中午休息1小時

開場

團隊管理者的問題

沙盤推演

團隊協作的管理架構與溝通重點

開始使用

建立團隊協作系統環境

  • 申請帳號
  • 建立環境 
  • 登入系統
  • 建立團隊


立即上手

  • 成立專案團隊
  • 建立專案任務
  • 查詢專案資訊
  • 呈現專案現況

演練一

隨時隨地掌握資訊

  • 安裝App
  • 使用App 查詢


溝通討論

  • 溝通交談共同完成工作
  • 狀態更新自動通知


產出成果

  • 產出交付物代表工作完成
  • 文件來回修改的版本管理


非專案任務

  • 日常事務
  • 交辦事項
  • 自我管理

演練二

【當資料變多時你會遭遇的問題】

資料太多如何找

  • 自建分類快速搜尋


任務要集中管理?還是分散管理?

  • 考慮的重點與做法


有變動要看出影響

  • 建立任務關聯性

演練三

節省時間自動處理

  • 啟用審核流程
  • 設定自動化處理


任務分工

  • 各自的角色定義
  • 相關設定


進階設定

  • 專案(工作群組)部分
  • 任務部分

演練四

導入建議

  • 流程說明

結語

重點回顧

  • 成長後的因應之道

 

報名須知

  • 學員需自備筆記型電腦以及智慧型手機

FAQ

非必要。這門課雖然有部分觀念與專案管理相關,但主要是針對團隊中的任務管控,時間管理以及溝通協作。過去沒學過專案管理的朋友也絕對能順利吸收。至於學過專案管理的朋友也不用擔心,課堂中不會贅述專案管理的概念,只會針對團隊的各種管理情境,教大家如何利用雲端工具來提升效率,弭平溝通落差。

專案與非專案的環境都適用喔!

大人學團隊投入數個月,試用了十多種市面上的雲端團隊工具,綜合考量了功能完整性、介面親和性、行動端支援、資料安全性,以及導入成本(12人,5G以下免費),決定選擇Bitrix24作為本課程的使用平台。我們並非Bitrix24的代理商或代言人,純粹為身處台灣的專業工作者選擇一套最簡單實用的管理工具!

Bitrix24為雲端的服務,只要你的電腦能用瀏覽器上網,都能免費使用(超過12人團隊,或某些進階功能需要付費)。該系統支援多國語言,包括正體中文,也有手機APP,目前有iOS與Android版本。關於Bitrix24的更多資訊,歡迎逕自至產品官網了解。

本活動主辦單位是大人學,由企管顧問Joe(張國洋)與Bryan(姚詩豪)共同創立。負責營運的公司為識博管理顧問(統編:28552691)。識博管理顧問主要業務除了舉辦各式公開課程與演講外,也提供企業培訓規劃與專案管理顧問諮詢服務。目前亦為美國專案管理協會(PMI)授權之全球教育機構(Global Education Provider),機構代號REP ID:3143。

ProjectUP(專案管理生活思維www.projectup.net)與大人學(www.darencademy.com)為旗下兩個內容平台,持續性地提供管理、經營、職場、兩性與人際關係等領域的優質知識。

我們在台北市區自有三個教室,自2007年來已經協助無數的企業或是個人提升管理或認知技能。

 

 

我們從2019年3月開始啟用電子發票系統,發票將於開課日後5個工作天內寄送至您報名時所留的email,請於報名時確認email正確無誤。發票中獎會另行通知。

若還有問題,歡迎透過本頁「聯絡客服」按鈕或是來信 info@ftpm.com.tw 與我們聯絡。亦可於上班時間 : 週一 ~ 週五 09:00 - 18:00 來電 02-2711-2720 #352 詢問黃小姐。

講師介紹

  • 謝文翊 Mardy Hsieh
    謝文翊 Mardy Hsieh

    前精誠資訊資深專案處長,曾擔任中國海專(現為台北海洋科技大學)資訊科系講師,微軟技術大會Tech days的主講人,在十七年的職涯中管理過上百件專案。擅長將繁瑣的資訊運用Excel整理成正確清楚的數據,並轉化成淺顯易懂的圖表,說明現況、規劃建議與優劣分析,讓主管、客戶迅速了解、做出決定。