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【課後心得】搞定利害關係人所需的職場政治力 / 需求是讓利害關係人安心的所有內容

【課後心得】搞定利害關係人所需的職場政治力 /  需求是讓利害關係人安心的所有內容

在資源有限的情況下,滿意度與目標達成是種交換,拿捏得當才能引領專案成功。

作者 / Yi Ling Lin

為什麼我需要這門課?

曾經我以為自己對於「人」是敏感的。這個想法真是太小看這個文明社會裡人與人之間的複雜度了。

親人的關係來自於血親以及共同生命經驗;友人的關係來自於共鳴與支持陪伴;愛人的關係來自於費洛蒙 (?) 以及攜手共度的承諾。

那「利害關係人」呢?

可能因為自己的工程師以及新創背景,在非常扁平化的組織結構以及技能掛帥的加乘效果之下,工作的價值觀就是:追求把事情做得又快又好,讓結果說話。

然而進到比較大的公司,除了有較多的決策層級,以產品經理的位子,在完成一件事的過程中,參與的角色也實在是複雜得多。帶著過往的經驗,我在這樣的環境很快就遇到了兩個問題:

問題一:你自己的事 = 我們的事?

當你被指派一個任務,然後這個任務需要與其他部門合作。你興沖沖的跑去與這些人討論,還提出事情該怎麼做的想法:「誒誒我們這邊要做 XXX,需要你們支援 OOO 的部分,這樣的話我這邊就能#$@…」

此時聽得人的 OS 可能是:哈囉?我有很多我的事情啊大哥!你是哪位跑來跟我說要幫你做哪些事?

這邊先不論只是講話的語氣讓人抗拒,或是實際上有踰矩/越權的行為,這個對話裡的錯誤在於,沒有搞清楚雙方的立場,導致沒辦法選擇最合適的溝通或合作方式,事情無法順利推動,甚至影響自身的 credit 或得罪對方。

以上都是切身之痛….

其實可能還有個更根本的問題,一直相信人性本善的我,總是對身邊的人真誠展現自我。然而現實職場上,沒有真正的朋友。

問題二:我憑什麼相信你?

可能由於每個人手上都有多個的支線任務在進行,也可能是較大的組織中,每個成員彼此之間的隔閡以及陌生程度會自然增加。跟你合作的人,並不非常了解你,也沒理由百分之百無條件相信你。

只是在自己的世界裡默默做事,外面看起來就像個黑盒子,沒有 input 沒有 output。以為沒消息就是好消息?錯了,反而導致主管對於我的產出或決策有焦慮與不安全感。你說 ok 真的 ok 嗎?A,B,C 你有考慮到嗎?

覺得一直在職場中不被理解、需要說明自己,而感到很疲倦的人,你可能跟我犯了類似的錯誤。

有以上兩個狀況的我,知道自己如果要適應較大的組織,需要學習搞定 stakeholders。

我學到了什麼?

1.「利害關係人的處理,往往是個微妙的組織政治議題」

只要會受到專案影響的人,無論是直接、間接、專案內、專案外,都是 PM 該管理的「利害關係人」。

每一個人的角色定位、個性、人際關係都不同,也就導致在看待同一件事情時,會有各自的解讀。除了你自己所設定的專案目標之外,參與其中的人們其實會有各自的 agenda。

這些就是所謂專案中「隱含的目標與限制」。而專案推進需要的是集體決策,要找到這些眼睛看不到、卻又嚴重影響專案的需求,我其實需要的關鍵技能是「政治力」。

2. 「不是所有人的需求專案都能照顧;但也不是所有的需求都能無視。」

最近聽了一場講座,對裡面的一句話印象非常深刻:

「情緒敏銳但不共感。」

有的 PM 非常具有同理心,對工作也非常熱血負責,想把事情做得面面俱到,希望可以照顧所有人,不要讓大家不開心。如果這是一個故事,大家可以想像這位主角的下場是什麼嗎?

「成功揣摩利害關係人的立場、理解他微妙的觀點、同步他的需求、然後決定是該處理他的需求、策反他、或是輾壓他。」

PM 不可能、也不應該滿足所有需求,理解需求之後,下一步是學習如何對應目標管理需求。在有限資源(包含時間與人力)的情況下,滿意度與目標達成是一種交換,拿捏得當才能引領專案的成功。

3. 「需求是讓利害關係人安心的所有內容」

專案是在有限制的狀態下,把「需求」轉化為「交付」的「過程」。然而所謂的交付物,通常大家只會想到 Spec 上定義好的東西,尤其我是技術出身,交付不就是把東西按照規格做好、通過驗收就好了嗎?

如果把利害關係人當成是使用者來看待,會發現其實還需要挖掘更深一層的需求。JTBD (Jobs-to-be-done) 的概念裡有提到,用戶的需求分成兩種層面:「功能面」以及「情感面」。專案的規格是一種「結果交付」,對應到的是功能面需求;而情感上呢?我們需要讓相關人士對這個結果可以感到安心與信任。這也是為什麼 PM 常常覺得溝通是一項很重要的技能,好像大家會一直提問題,我們就要一直負責回答跟解說,有沒有更有效率的方式達成這件事呢?

在專案管理規劃初期,釐清每個利害關係人在意的因素之後,試著分析這些因素,有沒有一些「過程交付」產物可以對應他們在意的事情、增加他們的安全感?

  • 例如,財務單位可能在意支出的控制,成本分析報表可能是必須的
  • 主管或 Scrum Master 在意團隊資源的調配,專案人力分配的報告也許同樣是必須要有的文件

這些東西都不會寫在規格書上,但有的話可以幫助專案順利推進,甚至缺少的話會造成專案的窒礙難行。

我推薦這門課程嗎?

一直很喜歡大人學 (+ProjectUP) 這個專業知識教學領域的品牌,包含風格跟實際傳授的內容。之前在聽大人學的 Podcast 或瀏覽 Facebook 專頁時,常常被一些一針見血的建議打到,有種相見恨晚或是被人理解的共鳴感!

雖然還不確定課程中介紹的一些方法與手段我能不能活用在工作中,但一些根本的觀念與心法,已經突破了一些困擾我已久的盲點,非常的受用。

由於我的部門在組織中的定位天生會需要跟很多單位合作與協調,上完課之後我已經立刻跟主管推薦,之後要進相同部門的 PM 如果遇到類似的困境,都應該來這門課被醍醐灌頂一下,知道大人的世界是什麼樣子。

 

本文轉貼自:Yi-Ling Lin的Medium ( 原文標題:「搞定利害關係人所需的職場政治力」- 大人學課後紀錄 )

感謝Yi-Ling授權刊登 ( 本文為學員上完【201a搞定利害關係人所需的職場政治力(7PDU)】的真實心得)

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