【課後心得】搞定利害關係人所需的職場政治力 / 需求是讓利害關係人安心的所有內容

作者 / Yi Ling Lin

為什麼我需要這門課？

曾經我以為自己對於「人」是敏感的。這個想法真是太小看這個文明社會裡人與人之間的複雜度了。

親人的關係來自於血親以及共同生命經驗；友人的關係來自於共鳴與支持陪伴；愛人的關係來自於費洛蒙 (?) 以及攜手共度的承諾。

那「利害關係人」呢？

可能因為自己的工程師以及新創背景，在非常扁平化的組織結構以及技能掛帥的加乘效果之下，工作的價值觀就是：追求把事情做得又快又好，讓結果說話。

然而進到比較大的公司，除了有較多的決策層級，以產品經理的位子，在完成一件事的過程中，參與的角色也實在是複雜得多。帶著過往的經驗，我在這樣的環境很快就遇到了兩個問題：

問題一：你自己的事 = 我們的事？

當你被指派一個任務，然後這個任務需要與其他部門合作。你興沖沖的跑去與這些人討論，還提出事情該怎麼做的想法：「誒誒我們這邊要做 XXX，需要你們支援 OOO 的部分，這樣的話我這邊就能#$@…」

此時聽得人的 OS 可能是：哈囉？我有很多我的事情啊大哥！你是哪位跑來跟我說要幫你做哪些事？

這邊先不論只是講話的語氣讓人抗拒，或是實際上有踰矩/越權的行為，這個對話裡的錯誤在於，沒有搞清楚雙方的立場，導致沒辦法選擇最合適的溝通或合作方式，事情無法順利推動，甚至影響自身的 credit 或得罪對方。

以上都是切身之痛….

其實可能還有個更根本的問題，一直相信人性本善的我，總是對身邊的人真誠展現自我。然而現實職場上，沒有真正的朋友。

問題二：我憑什麼相信你？

可能由於每個人手上都有多個的支線任務在進行，也可能是較大的組織中，每個成員彼此之間的隔閡以及陌生程度會自然增加。跟你合作的人，並不非常了解你，也沒理由百分之百無條件相信你。

只是在自己的世界裡默默做事，外面看起來就像個黑盒子，沒有 input 沒有 output。以為沒消息就是好消息？錯了，反而導致主管對於我的產出或決策有焦慮與不安全感。你說 ok 真的 ok 嗎？A,B,C 你有考慮到嗎？

覺得一直在職場中不被理解、需要說明自己，而感到很疲倦的人，你可能跟我犯了類似的錯誤。

有以上兩個狀況的我，知道自己如果要適應較大的組織，需要學習搞定 stakeholders。

我學到了什麼？

1.「利害關係人的處理，往往是個微妙的組織政治議題」

只要會受到專案影響的人，無論是直接、間接、專案內、專案外，都是 PM 該管理的「利害關係人」。

每一個人的角色定位、個性、人際關係都不同，也就導致在看待同一件事情時，會有各自的解讀。除了你自己所設定的專案目標之外，參與其中的人們其實會有各自的 agenda。

這些就是所謂專案中「隱含的目標與限制」。而專案推進需要的是集體決策，要找到這些眼睛看不到、卻又嚴重影響專案的需求，我其實需要的關鍵技能是「政治力」。

2. 「不是所有人的需求專案都能照顧；但也不是所有的需求都能無視。」

最近聽了一場講座，對裡面的一句話印象非常深刻：

「情緒敏銳但不共感。」

有的 PM 非常具有同理心，對工作也非常熱血負責，想把事情做得面面俱到，希望可以照顧所有人，不要讓大家不開心。如果這是一個故事，大家可以想像這位主角的下場是什麼嗎？

「成功揣摩利害關係人的立場、理解他微妙的觀點、同步他的需求、然後決定是該處理他的需求、策反他、或是輾壓他。」

PM 不可能、也不應該滿足所有需求，理解需求之後，下一步是學習如何對應目標管理需求。在有限資源（包含時間與人力）的情況下，滿意度與目標達成是一種交換，拿捏得當才能引領專案的成功。

3. 「需求是讓利害關係人安心的所有內容」

專案是在有限制的狀態下，把「需求」轉化為「交付」的「過程」。然而所謂的交付物，通常大家只會想到 Spec 上定義好的東西，尤其我是技術出身，交付不就是把東西按照規格做好、通過驗收就好了嗎？

如果把利害關係人當成是使用者來看待，會發現其實還需要挖掘更深一層的需求。JTBD (Jobs-to-be-done) 的概念裡有提到，用戶的需求分成兩種層面：「功能面」以及「情感面」。專案的規格是一種「結果交付」，對應到的是功能面需求；而情感上呢？我們需要讓相關人士對這個結果可以感到安心與信任。這也是為什麼 PM 常常覺得溝通是一項很重要的技能，好像大家會一直提問題，我們就要一直負責回答跟解說，有沒有更有效率的方式達成這件事呢？

在專案管理規劃初期，釐清每個利害關係人在意的因素之後，試著分析這些因素，有沒有一些「過程交付」產物可以對應他們在意的事情、增加他們的安全感？

• 例如，財務單位可能在意支出的控制，成本分析報表可能是必須的
• 主管或 Scrum Master 在意團隊資源的調配，專案人力分配的報告也許同樣是必須要有的文件

這些東西都不會寫在規格書上，但有的話可以幫助專案順利推進，甚至缺少的話會造成專案的窒礙難行。

我推薦這門課程嗎？

一直很喜歡大人學 (+ProjectUP) 這個專業知識教學領域的品牌，包含風格跟實際傳授的內容。之前在聽大人學的 Podcast 或瀏覽 Facebook 專頁時，常常被一些一針見血的建議打到，有種相見恨晚或是被人理解的共鳴感！

雖然還不確定課程中介紹的一些方法與手段我能不能活用在工作中，但一些根本的觀念與心法，已經突破了一些困擾我已久的盲點，非常的受用。

由於我的部門在組織中的定位天生會需要跟很多單位合作與協調，上完課之後我已經立刻跟主管推薦，之後要進相同部門的 PM 如果遇到類似的困境，都應該來這門課被醍醐灌頂一下，知道大人的世界是什麼樣子。

本文轉貼自：Yi-Ling Lin的Medium ( 原文標題：「搞定利害關係人所需的職場政治力」- 大人學課後紀錄 )

感謝Yi-Ling授權刊登 ( 本文為學員上完【201a搞定利害關係人所需的職場政治力(7PDU)】的真實心得)