【課後心得】專案管理一日特訓班 / 找出隱含的目標與限制，就是 PM 的關鍵技能

文 / Larry Chien

以前有機會在工作上擔任非全職的 PM（專案經理），但一直對於 PM 要做哪些事情、要有什麼能力都只有一個很模糊的概念跟想像。

在上完《大人學》專案管理一日特訓班之後，我發現要成為一個讓人信服、具有專業、能運籌帷幄的 PM 真的不是一件容易的事情。非常感謝 Bryan 的這堂課，讓我在渾沌之中找到一條指引的道路。這篇文章一方面是作為自己的學習心得兼筆記，一方面是希望透過這篇文章跟對 PM 有興趣的各位互相交流。（參考資料則是在撰寫的同時，延伸的一些資訊。）
 

講師 Bryan Yao，成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。

專案是什麼？專案管理又該做什麼？

Bryan 開場就用掃雷部隊的例子：當警報聲響起，所有成員彼此之間不用開口溝通就能夠有條有理，迅速完成各自的任務，將地雷順利排除。帶出第一個重點：

專案，就是劇本。劇本，就是拿來讓團隊成員互相溝通的。

稱專案為劇本這點相當直擊我心，畢竟以前高中是戲劇社的。如同拍電影一樣，劇組成員都是在短短的幾個月內組成，然後將電影的各項工作完成。而彼此之間之所以能夠合作順利，絕對不是靠彼此花時間培養感情，而是透過「劇本」來了解自己在什麼時間點該處理什麼事情，所以拍電影也是專案。

至於專案經理在專案開始到結束，到底該做什麼事情？又該先做哪些事情？這一直是我過去在規劃專案時感到手足無措的地方。Bryan 在課堂中用了跟以往不太一樣的 5W2H 概念（括弧內是我的解讀），依序分別為：

1. Why to do（為什麼要做）
2. What to do（要做什麼）
3. Who to do（誰說想做的）
4. When to do（什麼時候要做）
5. How and where（如何做、在哪做）
6. Who and when（誰負責做、什麼時候做）
7. How much and when（要花多少錢、什麼時候花）

而後續的課程，也都圍繞著這七個概念，逐步帶領我們了解。

參考資料：典範轉移

專案目標與限制

在開始專案前，需要先釐清專案的目標是什麼？要賺錢？還是要研發出新技術？不同的目標就會擬定不同的策略。

而專案的限制則是在執行中必須克服／妥協的挑戰，但在其中，又有怎麼樣都不能妥協的要素。是像奧運場館要在時限內完成的「時間」；新婚夫妻 DIY 裝潢優先考量的「成本」；還是蓋了一百年仍未完工，堅持「範疇」的聖家堂。都要依照每個專案的專案目標而定。

找出隱含的目標與限制，就是 PM 的關鍵技能。

註：當天在講聖家堂的案例時，有人說聖家堂是堅持「品質」，也有人說是堅持「範疇」。差別在範疇是有哪些事情要做、專案要交付的成果是什麼；而品質則是沒有辦法像上述的時間、成本、範疇一樣被犧牲用以換取其他東西。

參考資料：專案金三角

怎麼管理範疇？就靠 WBS！

WBS（Work Breakdown Structure，工作分解結構），就是將專案需要產出的項目逐項拆寫成各個模組，接著再拆解成更小的工作包（Work Package）。而 WBS 跟工作包的拆解中，Bryan 提出了相當重要的三個原則：

1. WBS 跟工作包都應該要有編碼。

專案一但龐大，如果不編碼很難跟其他人溝通。此外我覺得有另一個好處是可以避免直接講述該項目的真實名稱，這點在看重保密性的公司也相當重要。

2. WBS 跟工作包都是名詞。

WBS 跟工作包都是名詞。
WBS 跟工作包都是名詞。

這句話實在太重要了，所以要講三次。因為WBS 跟工作包是「產出」而不是行為。以前遇到的狀況就是會把ＸＸ設計列為工作包的項目，但怎麼樣算是檢查完並沒有寫出來，較好的寫法應該是工作包為設計圖／概念圖等明確的產出物。

3. WBS 跟工作包都是容易檢核的。

也就是說要能夠明確知道驗收條件為何。

光是有工作包還不夠，工作包可以稱作 WBS 的基本元素，同時也是定義產出的成果。實際要做哪些事情，則是交給更細節的「任務」（Task / Activity）。

任務則是完成專案產出所必須執行的各項「活動」，也就是說是「行為」或「動詞」，跟 WBS 和工作包不一樣。且是一個工作包對應多個任務。在排程的時候，也是以任務作為基本元素。專案管理會畫的甘特圖，那一條條的橫桿就是任務。在描述任務時，通常以主詞＋動詞＋受詞的方式描述。就跟 User Story 的概念很像，要寫出誰做了什麼事情，只是 User Story 會多描述為了達到什麼目的（或商業價值）。

參考資料：WBS、User Story

一頁式的 BIG TABLE 幫助掌握專案的資源、成本、時程

課堂上讓我們練習從一開始的整理工作包與任務、資源與任務分派、任務總成本的計算、工期與繪製時程網圖、資源的時間分佈、成本的時間分佈等等。

到中間穿插著各種實作以及個案練習。包含怎麼計算變動成本；工時不見得會因為人多就能減少，相反可能還會增加；查核點的設立；甘特圖上任務之間的相依性／邏輯關係（Relationship）；時間跟成本在專案運行中的分佈；有沒有人單日工時超過 8 小時……等等。

這些是身為 PM 應該要具備的技巧，就像是一位籃球選手一定要會投籃一樣。如果沒有前面提到的基礎、沒有了解什麼是專案、沒有了解專案的目標和範疇是什麼、沒有了解工作包跟任務的關係，那麼在這種大表式的表單中，是很難掌握隱藏在其中的資訊的。

課堂中花了相當長的篇幅在教導我們要怎麼完成這張 Big Table。上完課之後我才真切了解到甘特圖裡面各種標記，是用來表示任務之間的相依性，不單單只是表示各項任務所花的工時跟起迄日期而已。

要徑／關鍵路徑（Critical Path Method，CPM）的概念則是幫助我們在專案有異動時，能夠迅速評估哪些任務可以迅速調整而不影響交付時間。

參考資料：甘特圖、人月神話、要徑

更高階的專案檢核

最令我意外的是這堂課還有教我們專案檢核／專案審計（Project Audit）如何看懂專案報告。（期望在不久的將來）擔任 PM 的主管時，如果底下的 PM 呈交了一份專案進度報告，要怎麼從字裡行間看出不合理的任務工時；以及怎麼計算專案的計畫值（Planned Value）、實際成本（Actual Cost）、實獲值（Earned Value）。

同時也教我們在面對底下的 PM 如果「亂來」時，要怎麼樣透過這些進度報告跟數值，展現自己的專業度要求對方改善。

參考資料：專案審計、實獲值管理
 

這是我首次拿到的 PDU，就獻給大人學了。謝謝 Bryan，謝謝大人學。

上完課的心得

以前的我覺得甘特圖就是「一張圖」，曾經有主管天天都要我更新甘特圖，我心裡知道要讓團隊成員知道專案現在的進度沒錯，但是就是覺得做起來很冗餘，心想「不過就是一張圖，交了差就完事了」。現在則是透過循序體驗 PM 的工作，才能夠改觀了解：

甘特圖是「工具」，是讓 PM 掌握潛在風險及現在進度狀況的工具。

而專案在初始時，透過 Why to do、What to do，到 Who and when、How much and when 等等七個步驟，逐步將專案的全貌規劃成型。但也承接甘特圖的概念：專案是會變動的，要隨時因應發生的事情調整專案的方向。這也是專案有趣的地方。

Plans are nothing. Planning is everything.

計畫不重要，制定計劃很重要。
計畫不重要，制定計劃很重要。
計畫不重要，制定計劃很重要。

很重要所以要講三次。

可以實行的後續行動

上完課之後最能夠付諸行動的，應該就是看待「更改計畫」這件事情了。以往認為專案就像是一套公式，所有人都套進這個式子裡照著式子運作。即便知道專案會有變化在，也讓專案成員調整執行的任務或是需要的時間等，當初制定好的「公式」卻是動也不動（或者改的很隨便），以至於專案進度到後來都只能用問的，而不是從相關的文件或是進度報告中可以知道，導致專案的溝通成本增加、PM 的負擔增加……種種的惡性循環。

現在開始會提醒（或是督促逼迫）自己，每當專案有任何風吹草動時，務必要將改動後的專案狀況呈現在報告中。同時也會開始試著將 Big Table 的觀念應用在開發上。雖然現在不是全職 PM，但也循序開始養成專案管理的習慣。要記得「Plans are nothing. Planning is everything.」

課後對老師的提問

由於上課前幾天剛好參加了一堂關於敏捷開發的入門體驗課，因此課後也問了老師一些相關的問題：

問：敏捷開發跟瀑布式開發有什麼樣的差異？
答：敏捷開發跟瀑布開發都是所謂的「方法論」，並不是說誰會取代誰，而是使用的情境不同。以軟體開發來說，敏捷開發比較適合在「公司內部」的專案，而（Scrum 中的）每個 Sprint 底下，也是很多個小小的 Waterfall。
 

Sprint 底下的 Tasks 也是一個接一個的小 Waterfall
 

問：怎麼估算任務的工期？
答：可以用評估點數的方式，讓大家用點數的方式來評估各項任務要花多長的時間。透過彼此交流評估出來的點數來取得共識。

參考資料：Scrum 會用的 Planning Poker

最後

再一次感謝大人學，感謝 Bryan 由淺入深、循序漸進地教導關於專案管理的心法、管理專案的技巧。如同開頭所言，絕對是一堂你會不斷複習、終身受用的專案入門課程，非常推薦對專案管理有興趣的人報名參加。

如果對大人學有興趣，可以點此連結。
若是對專案管理有興趣，可以點此連結。

也感謝看完將近四千字心得的各位，非常謝謝您的耐心閱讀。

本文轉貼自：Larry Chien的Medium（原文標題：大人學：101 專案管理一日特訓班》——學習心得）

感謝Larry Chien授權分享（以上是學員上完《專案管理一日特訓班》的真實心得）

本站所有文章未經事先書面授權，請勿任意利用、引用、轉載。