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【課後心得】專案管理一日特訓班 / 找出隱含的目標與限制,就是 PM 的關鍵技能

【課後心得】專案管理一日特訓班 / 找出隱含的目標與限制,就是 PM 的關鍵技能

這絕對是一堂你會不斷複習、終身受用的專案管理入門課程。剛當上專案經理的人要學,要跟專案經理打交道的人更要學!

文 / Larry Chien

以前有機會在工作上擔任非全職的 PM(專案經理),但一直對於 PM 要做哪些事情、要有什麼能力都只有一個很模糊的概念跟想像。

在上完《大人學》專案管理一日特訓班之後,我發現要成為一個讓人信服、具有專業、能運籌帷幄的 PM 真的不是一件容易的事情。非常感謝 Bryan 的這堂課,讓我在渾沌之中找到一條指引的道路。這篇文章一方面是作為自己的學習心得兼筆記,一方面是希望透過這篇文章跟對 PM 有興趣的各位互相交流。(參考資料則是在撰寫的同時,延伸的一些資訊。)
 


講師 Bryan Yao,成大土木所與美國西北大學專案管理雙碩士、識博公司共同創辦人、普錸資訊資深副總、國際專案管理師(PMP)、甲骨文與微軟認證顧問。


專案是什麼?專案管理又該做什麼?

Bryan 開場就用掃雷部隊的例子:當警報聲響起,所有成員彼此之間不用開口溝通就能夠有條有理,迅速完成各自的任務,將地雷順利排除。帶出第一個重點:

專案,就是劇本。劇本,就是拿來讓團隊成員互相溝通的。

稱專案為劇本這點相當直擊我心,畢竟以前高中是戲劇社的。如同拍電影一樣,劇組成員都是在短短的幾個月內組成,然後將電影的各項工作完成。而彼此之間之所以能夠合作順利,絕對不是靠彼此花時間培養感情,而是透過「劇本」來了解自己在什麼時間點該處理什麼事情,所以拍電影也是專案。

至於專案經理在專案開始到結束,到底該做什麼事情?又該先做哪些事情?這一直是我過去在規劃專案時感到手足無措的地方。Bryan 在課堂中用了跟以往不太一樣的 5W2H 概念(括弧內是我的解讀),依序分別為:

1. Why to do(為什麼要做)
2. What to do(要做什麼)
3. Who to do(誰說想做的)
4. When to do(什麼時候要做)
5. How and where(如何做、在哪做)
6. Who and when(誰負責做、什麼時候做)
7. How much and when(要花多少錢、什麼時候花)

而後續的課程,也都圍繞著這七個概念,逐步帶領我們了解。

參考資料:典範轉移


專案目標與限制

在開始專案前,需要先釐清專案的目標是什麼?要賺錢?還是要研發出新技術?不同的目標就會擬定不同的策略。

而專案的限制則是在執行中必須克服/妥協的挑戰,但在其中,又有怎麼樣都不能妥協的要素。是像奧運場館要在時限內完成的「時間」;新婚夫妻 DIY 裝潢優先考量的「成本」;還是蓋了一百年仍未完工,堅持「範疇」的聖家堂。都要依照每個專案的專案目標而定。

找出隱含的目標與限制,就是 PM 的關鍵技能。

註:當天在講聖家堂的案例時,有人說聖家堂是堅持「品質」,也有人說是堅持「範疇」。差別在範疇是有哪些事情要做、專案要交付的成果是什麼;而品質則是沒有辦法像上述的時間、成本、範疇一樣被犧牲用以換取其他東西。

參考資料:專案金三角


怎麼管理範疇?就靠 WBS!

WBS(Work Breakdown Structure,工作分解結構),就是將專案需要產出的項目逐項拆寫成各個模組,接著再拆解成更小的工作包(Work Package)。而 WBS 跟工作包的拆解中,Bryan 提出了相當重要的三個原則:

1. WBS 跟工作包都應該要有編碼。

專案一但龐大,如果不編碼很難跟其他人溝通。此外我覺得有另一個好處是可以避免直接講述該項目的真實名稱,這點在看重保密性的公司也相當重要。

2. WBS 跟工作包都是名詞。

WBS 跟工作包都是名詞。
WBS 跟工作包都是名詞。

這句話實在太重要了,所以要講三次。因為WBS 跟工作包是「產出」而不是行為。以前遇到的狀況就是會把XX設計列為工作包的項目,但怎麼樣算是檢查完並沒有寫出來,較好的寫法應該是工作包為設計圖/概念圖等明確的產出物。

3. WBS 跟工作包都是容易檢核的。

也就是說要能夠明確知道驗收條件為何。

光是有工作包還不夠,工作包可以稱作 WBS 的基本元素,同時也是定義產出的成果。實際要做哪些事情,則是交給更細節的「任務」(Task / Activity)。

任務則是完成專案產出所必須執行的各項「活動」,也就是說是「行為」或「動詞」,跟 WBS 和工作包不一樣。且是一個工作包對應多個任務。在排程的時候,也是以任務作為基本元素。專案管理會畫的甘特圖,那一條條的橫桿就是任務。在描述任務時,通常以主詞+動詞+受詞的方式描述。就跟 User Story 的概念很像,要寫出誰做了什麼事情,只是 User Story 會多描述為了達到什麼目的(或商業價值)。

參考資料:WBSUser Story


一頁式的 BIG TABLE 幫助掌握專案的資源、成本、時程

課堂上讓我們練習從一開始的整理工作包與任務、資源與任務分派、任務總成本的計算、工期與繪製時程網圖、資源的時間分佈、成本的時間分佈等等。

到中間穿插著各種實作以及個案練習。包含怎麼計算變動成本;工時不見得會因為人多就能減少,相反可能還會增加;查核點的設立;甘特圖上任務之間的相依性/邏輯關係(Relationship);時間跟成本在專案運行中的分佈;有沒有人單日工時超過 8 小時……等等。

這些是身為 PM 應該要具備的技巧,就像是一位籃球選手一定要會投籃一樣。如果沒有前面提到的基礎、沒有了解什麼是專案、沒有了解專案的目標和範疇是什麼、沒有了解工作包跟任務的關係,那麼在這種大表式的表單中,是很難掌握隱藏在其中的資訊的。

課堂中花了相當長的篇幅在教導我們要怎麼完成這張 Big Table。上完課之後我才真切了解到甘特圖裡面各種標記,是用來表示任務之間的相依性,不單單只是表示各項任務所花的工時跟起迄日期而已。

要徑/關鍵路徑(Critical Path Method,CPM)的概念則是幫助我們在專案有異動時,能夠迅速評估哪些任務可以迅速調整而不影響交付時間。

參考資料:甘特圖人月神話要徑


更高階的專案檢核

最令我意外的是這堂課還有教我們專案檢核/專案審計(Project Audit)如何看懂專案報告。(期望在不久的將來)擔任 PM 的主管時,如果底下的 PM 呈交了一份專案進度報告,要怎麼從字裡行間看出不合理的任務工時;以及怎麼計算專案的計畫值(Planned Value)、實際成本(Actual Cost)、實獲值(Earned Value)。

同時也教我們在面對底下的 PM 如果「亂來」時,要怎麼樣透過這些進度報告跟數值,展現自己的專業度要求對方改善。

參考資料:專案審計實獲值管理
 


這是我首次拿到的 PDU,就獻給大人學了。謝謝 Bryan,謝謝大人學。


上完課的心得

以前的我覺得甘特圖就是「一張圖」,曾經有主管天天都要我更新甘特圖,我心裡知道要讓團隊成員知道專案現在的進度沒錯,但是就是覺得做起來很冗餘,心想「不過就是一張圖,交了差就完事了」。現在則是透過循序體驗 PM 的工作,才能夠改觀了解:

甘特圖是「工具」,是讓 PM 掌握潛在風險及現在進度狀況的工具。

而專案在初始時,透過 Why to do、What to do,到 Who and when、How much and when 等等七個步驟,逐步將專案的全貌規劃成型。但也承接甘特圖的概念:專案是會變動的,要隨時因應發生的事情調整專案的方向。這也是專案有趣的地方。

Plans are nothing. Planning is everything.

計畫不重要,制定計劃很重要。
計畫不重要,制定計劃很重要。
計畫不重要,制定計劃很重要。

很重要所以要講三次。


可以實行的後續行動

上完課之後最能夠付諸行動的,應該就是看待「更改計畫」這件事情了。以往認為專案就像是一套公式,所有人都套進這個式子裡照著式子運作。即便知道專案會有變化在,也讓專案成員調整執行的任務或是需要的時間等,當初制定好的「公式」卻是動也不動(或者改的很隨便),以至於專案進度到後來都只能用問的,而不是從相關的文件或是進度報告中可以知道,導致專案的溝通成本增加、PM 的負擔增加……種種的惡性循環。

現在開始會提醒(或是督促逼迫)自己,每當專案有任何風吹草動時,務必要將改動後的專案狀況呈現在報告中。同時也會開始試著將 Big Table 的觀念應用在開發上。雖然現在不是全職 PM,但也循序開始養成專案管理的習慣。要記得「Plans are nothing. Planning is everything.」


課後對老師的提問

由於上課前幾天剛好參加了一堂關於敏捷開發的入門體驗課,因此課後也問了老師一些相關的問題:

問:敏捷開發跟瀑布式開發有什麼樣的差異?
答:敏捷開發跟瀑布開發都是所謂的「方法論」,並不是說誰會取代誰,而是使用的情境不同。以軟體開發來說,敏捷開發比較適合在「公司內部」的專案,而(Scrum 中的)每個 Sprint 底下,也是很多個小小的 Waterfall。
 


Sprint 底下的 Tasks 也是一個接一個的小 Waterfall
 

問:怎麼估算任務的工期?
答:可以用評估點數的方式,讓大家用點數的方式來評估各項任務要花多長的時間。透過彼此交流評估出來的點數來取得共識。

參考資料:Scrum 會用的 Planning Poker


最後

再一次感謝大人學,感謝 Bryan 由淺入深、循序漸進地教導關於專案管理的心法、管理專案的技巧。如同開頭所言,絕對是一堂你會不斷複習、終身受用的專案入門課程,非常推薦對專案管理有興趣的人報名參加。

如果對大人學有興趣,可以點此連結
若是對專案管理有興趣,可以點此連結

也感謝看完將近四千字心得的各位,非常謝謝您的耐心閱讀。

本文轉貼自:Larry Chien的Medium(原文標題:大人學:101 專案管理一日特訓班》——學習心得

感謝Larry Chien授權分享(以上是學員上完《專案管理一日特訓班》的真實心得)

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